Processus budgétaire pour les PME.
Il s’agit là d’une belle expression et lorsque l’on demande à des propriétaires d’entreprises s’ils ont un processus budgétaire, la réponse est presque toujours oui. Ce processus est l’un des plus utilisés (mais trop souvent inadéquatement) par les PME comme contrôle de gestion. Ce processus permet d’anticiper les résultats à venir en plus de coordonner plusieurs personnes et départements. Le budget peut être très utile pour la planification stratégique autant à court qu’à long terme.
Dans ce texte, je me concentrerai cependant sur son établissement et son utilité court terme. Il faut également garder à l’esprit que ce processus et le nombre de personnes impliquées peut varier de beaucoup selon la taille de la compagnie. En effet, pour une petite entreprise, le budget et son analyse périodique peut souvent être fait par le propriétaire et un contrôleur.
Il y a plusieurs choses importantes à se rappeler pour qu’un budget soit efficace.
1- L’établissement du budget : Lorsque vient le temps d’établir un budget, le propriétaire de compagnie demande souvent à la personne responsable de la comptabilité de le faire et ne prend pas le temps nécessaire à apporter des changements et des corrections pour obtenir une image fidèle des résultats prévus.
L’actionnaire d’une compagnie, s’il est impliqué dans la gestion quotidienne de sa compagnie, en connait beaucoup plus sur l’avenir de sa société que n’importe quel autre employé.
Il ne faut pas non plus tomber dans le piège des montants établis « au pif » puisque le budget devient un outil de suivis important et s’il est mal établi, il sera très complexe de trouver des explications sur les variations à chaque mois.
Comme vous le constatez, je parle ici d’un budget pour une entreprise de petite taille mais lorsque la compagnie est plus grande, il faut impliquer tous les départements nécessaires dans le processus de manière à obtenir une bonne hiérarchie budgétaire et avoir sous la main toutes les informations nécessaires.
2- Le suivi du budget : Cette étape est la plus importante. Il s’agit de prendre le budget par mois (ou par période plus courtes si nécessaire) et d’en faire un suivi très précis avec les résultats réels. Une fois ce travail effectué, il faut faire des analyses poussées pour expliquer les variations et ajuster notre budget pour les prochains mois si cela est nécessaire.
Comme vous le constatez, cela implique que toutes les personnes qui ont été impliquées dans l’établissement des prévisions doivent faire partie du processus d’analyse des écarts. Selon mon expérience, l’étape du suivi est celle qui est le plus souvent laissée de côté. Cela implique que le processus budgétaire dans son ensemble ne sert pas à grand choses dans l’avancement de la compagnie.
Nous pouvons donc constater que le processus budgétaire est un travail, au minimum mensuel, qui nécessite beaucoup de travail et de suivis pendant l’année et non seulement une période d’une semaine à chaque année.
Dans ce petit texte j’ai essayé de vulgariser au minimum nécessaire le processus budgétaire. L’objectif premier étant de faire prendre conscience aux propriétaires de compagnie l’importance qu’il a et également de vous amener à communiquer avec nous pour établir comment il pourrait vous aider et comment bien l’implanter dans votre société. Sans compter que le budget est très important dans un processus de financement.
Jean-Francois Rouleau, CA